合作社群審查規劃與準備

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要做的事

• 規劃一個省力、透明、能讓 stakeholder 充分討論取得共識的社群議程審查流程
• 在開始流程前，先完成相關準備，並向所有參與者預告進行方式

時程

• 3/15 前提出第一版規劃
• 3/22 前完成審查準備、例如開卡、確認 reviewer 名單、 booking meeting、pretalx review 設定、時程等

流程建議 milestone

• 3/23 開始審查流程
• 3/30 前整理出第一版錄取名單
• 4/05 前公布合作社群名單

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先丟一份社群審查準則 kickoff 這件事，看有沒有什麼想法。

合作社群審查原則

審查原則

• 申辦項目是否適合出現在 COSCUP（開源相關）
• 申辦單位是否會造成大會額外風險
• 資源限制（可用教室數）

可能的風險指標

• 提案內容不詳實
• 申辦單位有違反社群合作準則紀錄
• 協調人可能有違反 CoC、個資保護疑慮

可能的資源限制指標

• 總量限制：錄取所需總教室日數不超過去年（2025）
• 個別限制：配給日數可參考去年狀況。若去年徵稿量充足則可擴充，反之減少或不錄取

誰負責審查

• 議程組及有經驗且願意參與評估的志工
• 請 CoC 小組協助評估協調人違反 CoC 風險
• 由議程組做最後決定

Final Note

COSCUP 是以社群為主體的活動。在合作社群審查流程上，應該以輔助社群成功舉辦為出發點，同時避免資源濫用及大會額外風險。
舉例來說，若社群資料填寫不足或申辦日數過多，應該優先透過溝通調整，而不是直接拒絕。

Changelog

2025 整理此文件，嘗試增加合作社群評估的透明性、以及包含大會各組的意見。

Ref

2025 徵求公告

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可能要做的事

• 設定 pretalx reviewer 功能 due now
• 整理給 reviewer 的說明 due now
• 問誰要參與 review due now
• 開 pretalx 權限給 reviewers => 先開給一些人，其他隨問隨開
• 計算房間數是否足夠 due Mar 30
• 彙整出一版名單供跨組 review due Mar 30 => 拉會議確認
• 與社群溝通提案需調整的部分（名稱、日數、徵稿主題釐清協調等）due Mar 30
• 通知申請者結果 due Apr 5
• 公告結果

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設定 pretalx reviewer 功能
https://pretalx.coscup.org/orga/event/coscup2025/settings/review/#tab-general

設計：只做意見收集，不打分數

pretalx reviewer known issue #retro2025

• 留言欄位名稱無法自訂
• 無法關閉分數功能，先 workaround

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設定 pretalx reviewer 團隊
https://pretalx.coscup.org/orga/organiser/coscup/teams/151/

設計：可以看到提案人個資，for CoC check

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整理給 reviewer 的說明 （跨組）

我們今年嘗試多擠出一週讓大家有機會一起檢視一下我們的合作社群，希望夠過這種方式之後與社群合作可以更愉快

=> https://pretalx.coscup.org/orga/event/coscup2025/reviews/
先開了總招組和 CoC 組權限，其他關心這件事、瞭解COSCUP 社群合作方式的夥伴也可以在 Mar 29 前找我開通，如果我不知道你是誰，麻煩找你組長或任何合適的人 refer

怎麼參與
可以在 Mar 22 AoE ~ Ｍar 29 在 pretalx reviewer 介面留下意見
懶得摸 pretalx 介面也可以直接發在 matermost ，議程組看得到就好
可以只提有疑慮的點、可以只看有興趣的申請、free style 可以匯集大家的意見就好
May 29 後議程組會基於大家意見彙整出名單供 review

一些可能的檢視方向：
提案內容是否適合出現在 COSCUP (開源相關)
提案社群是否會會造成大會不必要承擔的風險
協調人可能有違反 CoC、個資保護疑慮

note
社群攤位持續開放申請中，若有 Mar 22 AoE 後才出現的申請會下階段再審請先忽略。
logistics 如教室數量會由議程組這邊估算

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先把還沒 overdue 的列在 next sprint draft，待補完。