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Exemple de déroulement d'Assemblée Générale

Avant l'AG

Ordre du jour

Un ordre du jour complet:

  1. Introduction - Adoption du PV de l'AG précédente
    • Si le PV de l'AG est transmis dans les 30 jours suivants l'AG, c'est mieux. Avec la date prévue de l'AG suivante et rappel du délai pour soumettre une demande de sujet de vote (imposé), ou des suggestions (le comité décide).
    • On invite à transmettre les corrections avant, sans attendre l'AG suivante.
  2. Rapport d'activité de l'année
  3. Présentation des comptes et du budget, approbrations et décharges
    • inutile de préciser le vote sur la validation du montant des cotisations
    • Mais si un changement est prévu, et justifié par un projet, l'inclure dans l'ordre du jour, après le point 4 ci-dessous
  4. Projets à venir de l'association, moyens et besoins, appels à volontaires
  5. Budgets (et confirmation des cotisations)
  6. Election et renouvellement du comité
    • Annoncer les démissions
    • Annoncer les propositions
  7. Divers et propositions individuelles (merci d'en aviser le comité dès que possible) * annoncer celles connues

Convocation

  • La convocation dans les délais (vérifier les statuts),
    • Recommandé: par emailing explicitement autorisé dans statuts (pour éviter les grincheux).
    • Appel à volontaires pour rejoindre le comité, et annonce de départs éventuels prévus.
    • Inclure à nouveau le PV de l'AG de l'année précédente,
      • rappeler qu'il a été transmis il y a 11 mois et que donc, toutes remarques et corrections ont déjà été remises,
      • mais si jamais, bien relire avant l'AG, car le PV ne sera pas lu durant l'assemblée... (comme cela, c'est prévenu)
    • Inclure les comptes (Bilans) qui vont être présentés dans la convocation
    • Inclure le Budget
      • Une association honnête et transparente, ne cherchant pas à manipuler, n'a rien à cacher.
      • Proposer d'avertir immédiatement en cas d'erreurs détectées ou supposées, malgrés les contrôleurs, et idem pour les questions.
  • Mieux: Prévoir une activité ouverte et publique, ciblant les mêmes types de participants, que pour les membres cibles de l'association.
    • En amont de l'AG, avec invitations indépendantes de l'AG (Meetup, Eventbrite, Facebook...)
      • 1h max: Description de l'activité préliminaire à l'AG
      • Boissons/collation: 30mn min
      • 15mn: Rabattre tout le monde pour l'AG (y compris les pas membres): 2 à 3 du comité doivent s'y atteler (les plus grosses voix)
      • Battre le rappel, et faire venir tout le monde pour l'AG (y compris les pas encore membres)
    • Un apéro dinatoire, en aval de l'AG (mais cela est un poil pernicieux, on peut faire avant aussi)
      • Sinon Collation/boissons/échanges sympas (min 30 mn)

Vérification des comptes

Les comptes ont été vérifiés par les 2 vérificateurs, et le suppléant le cas échéant. Ils produisent un rapport, sur le modèle ci-dessous.

Rapport des vérificateurs des comptes

Conformément au mandat qui nous a été confié par l’Assemblée générale et aux Statuts de l’Association XXX, nous avons procédé à la vérification des comptes de l’Association, arrêtés au 31 décembre YYYY. 
La vérification a porté sur la période du 1er janvier au 31 décembre YYYY, conformément aux statuts de l’Association. Nous nous sommes assurés de la concordance des soldes de comptes de banque (et caisses) à cette même date avec les relevés de comptes arrêtés par (liste des banques). 
Nous avons procédé à la vérification des dépenses enregistrées au cours de l’exercice par le pointage aléatoire (ou examen exhaustif de toutes les écritures) avec les documents justificatifs de base, et obtenu tous les détails et explications nécessaires grâce à une excellente (bonne, suffisante, malgrés insufisance) tenue des classeurs de facturation. 
Nous remercions (la personne en charge, titre, prénom et nom) pour la tâche qu’elle a accomplie avec sérieux et bienveillance dans la tenue de la comptabilité de l’Association. 
Nous certifions les comptes tels qu’ils sont présentés et formulons les réserves d’usage dans la mesure où les faits et documents susceptibles de modifier les résultats n’auraient pas été portés à notre connaissance.
Nous demandons à l’Assemblée générale d’approuver les comptes de l’Association l’année YYYY.
(Date de production du rapport, noms et signatures des réviseurs)

Le jour de l'AG

Préparation et acceuil

  • prévoir le délai pour se mettre en place, feuille de présence.
  1. Bienvenue, receuillir les présents et participants (emails, infos, membres, pas membres, procurations et excuses)
  2. Activité sympathique et réseautage, puis invitation aux curieux de participer à l'AG (activités ouvertes et convergente avec le public cible de l'association)
  3. Explication ce qu'est l'association pour les nouveaux
  4. invitation à rester pour l'AG. Présentation de l'ordre du jour prévu
  5. Existe-t-il des personnes qui souhaitent rejoindre avant l'ouverture ? Inscriptions/ajout au rôle.
  • Ouverture de l'AG (attention, les nouveaux membres doivent être admis avant l'ouverture de l'AG. Exception: Si les statuts prévoient adoption des nouveaux membres soumis à l'AG, ce qui est mauvais plan, mais cela se discute).

Déroulement de l'AG

Le plus court possible, et uniquement sur les décisions préparées.

  1. Mot de bienvenue par la présidence
  2. Désignation/demande de volontaire pour le rapporteur afin de prendre le PV
  3. Désignation des scrutateurs (x2)
  4. PV de l'année précédente:
  • Remerciements aux dernières corrections proposées par X, Y sur la seconde copie du PV envoyé le mois passé:
    • énumération des corrections
  • remerciements aux premières corrections proposées par Z lors de la première présentation 1 mois après la dernière AG, déjà incluses.
  • Y a-t-il des remarques résiduelles malgrés le fait que ce PV a été remis il y a 11 mois et a nouveau il y a un mois en vous invitant à faire vos remarques et corrections, avant cette AG? (cela calme les vélléités, temps gagné)
  • Vote 1: Avertir que les absents peuvent s'abstenir au lieu de voter "oui"
    • Qui s'oppose à ce PV ?
    • Qui s'abstient ? (les crutateurs comptent)
    • Par déduction des abstentions et oppositions, adopté à l'unanimité, avec nos remerciements au rapporteur X (IMPORTANT le désigner et l'applaudir)
  1. Rapport(s) d'activité(s)
  • Résister à la tentation et faire un résumé très court, si possible animations, photos, films...
  • Résister à la tentation de faire le moindre vote d'approbation, par contre, faire applaudir à chaque occasion possible...
  1. Présentation des comptes
  • si possible documents remis ou projection
  • si documents remis lors convocation AG avec mention ne seront pas présentés, merci d'en prendre connaissance et préparer vos questions, on peut sauter.
  • Q&R
  1. Rapport des vérificateurs des comptes
  • La lettre est jointe avec la convocation en amont (anticipation) sinon, la lire par un des vérificateur à l'AG.
  1. Vote approbation des comptes et décharge au comité et aux vérificateurs
  • Souvent en un seul vote (possible en 2 votes)
  • C'est le seul vote où les membres du comité ne votent pas (le nombre de votant est donc réduit).

Renouvellement comité

  1. Sorties du comité (démissions en cours d'années, ou ne souhaite pas se représenter)

  2. Candidats annoncés au comité (sur invitation à le faire en amont de l'AG, lors remise PV 1 mois après Ag précédente, et à la convocation) avec renouvellement existants

  • Proposer à l'AG si des personnes souhaitent postuler
  • Proposer aux (nouveaux) postulants de se présenter à l'AG
  • Demander si des personnes ont des commentaires à faire au sujet de ces postulations (oppositions maintenant, ou se taire à jamais)
  1. Voter les membres du comité
  • Voter l'accord de réaliser un votre global pour l'ensemble
  • Voter en bloc la composition du nouveau comité

Post-AG

Festivités requises:

  • Partager un verre, un restaurant, un bar, une activité, une détente...
  • Permettant échanges et discussions libres.

dans les 30 jours après l'AG

Envoyer le PV de l'AG avec :

  • Demander de transmettre les avis de corrections immédiatement
  • Annoncer la date de la prochaine AG, rappeler le délai pour y faire adresser un sujet à l'ordre du jour.
  • Autres annonces.

Procès–verbal standard d’une assemblée générale

PV de l’Assemblée Générale de l’association «nom de l’association» du «date» à «lieu»

  • Rapporteur: X
  • Scrutrateurs: Y + Z
  • Présidence: M/Mme Xxxx Xxxxxx (titre/rôle)
  • Présents : «liste des personnes présentes»
    • feuille de présence,
    • y rapporter les procurations, à la place de la signature,
    • idée: confirmer email aussi
    • Plus facile avec un formulaire en ligne pour collecter emails+information/confirmation présence/procuration
  • Excusés : «liste des personnes excusées» (NB: toutes procurations données vaut une demande d'excuse)
  • Absents : (lister les absents non excusés)

  1. Accueil et bienvenue

    • La présidence ouvre la séance de cette assemblée en date du <date, heure>.
    • La présidence souhaite la bienvenue et le rapporteur et les deux scrutateurs ont été désignés.
    • Options: «Reporter les mots de bienvenue du président» si remarquables

  2. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale (vote) Le procès verbal de l’Assemblée Générale du xxxx (année précédente) est adopté par l’assemblée, avec remerciements à son rapporteur X, qui est acclamé par l'assemblée.

  3. Adoption ou simple rapport d'activité (vote optionnel)

    • «Résumé du rapport d’activité lu par le président»
    • très résumé, photos, vidéo... témoignages (pas un discour barbant!)

  4. Présentation des comptes

    • «Résumé des commentaires du caissier»
    • Rapport des vérificateurs des comptes. (Lettre annexée
    • Questions: Les énumérer et résumer la réponse si possible.

  5. Adoption des comptes (2 votes) Suite au rapport des vérificateurs des comptes:

    • les comptes sont acceptés par l’assemblée,
    • et décharge est donnée au comité et aux vérificateurs des comptes.

  6. Adoption, ou simple présentation, du programme d'activité (pour l'année suivante) de l’Association

    • «Résumé du futur programme d’activité présenté par le président»
    • (Votre optionnel, mais le prévoir avant dans la convocation)

  7. Fixation du montant des cotisations (vote)

    • L’assemblée décide du montant des cotisations pour l’année en cours, à savoir ... (peut confirmer les mêmes)

  8. Budget

    • «Le caissier présente et commente le budget pour l’année suivante»
    • Questions, suggestions ?
    • Vote du budget

  9. Elections (2-3 votes)

    • Sont élus (ou réélus) au comité : «liste des membres élus»
    • Est élu (ou réélu) président : «nom du président» (si prévus dans statuts)
    • Sont élus (ou réélus) comme vérificateurs des comptes : «noms des personnes élus»

  10. Divers, propositions individuelles

    • «Liste des divers abordés»

Plus personne ne demandant la parole, le président lève la séance en remerciant tous les membres de leur participation. Il est xxHyy.