Actions suite à l'expiration de la validité des comptes

[igorrenquin]

Contexte

la core team éprouve beaucoup de difficulté à identifier les comptes actifs de ce qui ne le sont pas. Cela rend les revues de comptes difficiles et peu efficaces.
Pour faciliter cela il faudrait mettre en place une désactivation automatique des comptes une fois arrivée à échéance. avant de les supprimer s'il ne sont pas mis à jour dans un certain délais.

La démarche de résolution

0. prérequis
1. Informer l'utilisateur de l'expiration de son compte
2. Désactivation du compte à date

3.1. Suppression du compte
3.2. Réactivation du compte

4. Suivi des comptes

0. prérequis

Tous les comptes doivent avoir une date d'expiration renseigné (champs obligatoire pour la création d'un compte)

Lors de la création d'un compte dans secretariat la durée par défaut sera date + 6 mois

La valeur pourra être modifié mais lors de la validation par un membre de la core-team l'information sera mise en avant (changement couleur, gras)

1. Informer l'utilisateur de l'expiration de son compte

21 jours avant la date d'expiration de son compte l'utilisateur :

• Envoyer un message direct mattermost informant l'utilisateur de l'expiration de son compte et des conséquences = blocage des accès.
• Donner accès à l'utilisateur à sa fiche pour réaliser la mise à jour de la date d'expiration.
• Nouvelle boucle de validation du compte vers la core-team

7 jours avant la date d'expiration du compte

• Envoyer un message direct mattermost et e-mail informant l'utilisateur de l'expiration de son compte et des conséquences = blocage des accès.
• Donner accès à l'utilisateur à sa fiche pour réaliser la mise à jour de la date d'expiration.
• Nouvelle boucle de validation du compte vers la core-team

2. Désactivation du compte à date

Le jour de la date d'expiration il faudra réaliser les actions suivantes sur les produits pilotés par secrétariat :

Mattermost
Désactiver le compte

Github -> nextcloud,
Enlever le compte de l'organisation github SocialGouv

nextcloud
Désactiver le compte

pastek
Désactiver le compte

matomo
Désactiver le compte ou supprimer le compte

boites aux lettres OVH
Reset du mot de passe

sentry
suppression du compte

3.1 Suppression du compte

Si 15 jours après la date d'expiration les comptes seront supprimés ou désactivés en fonction des cas

Mattermost
suppression du compte
Github Pas de nouvelle action ( le compte a été supprimé de l'organisation github SocialGouv à l'expiration)
nextcloud Pas de nouvelle action ( le compte a été désactivé à l'expiration)
pastek

Supprimer le compte
matomo
Supprimer le compte
boites aux lettres OVH
Reset du de la boite aux lettres
sentry Pas de nouvelle action ( le compte a été supprimé à l'expiration)

3.2. Réactivation du compte

Si la réactivation est faite durant la période de grace (date d'expiration <-demande de réactivation-> date de suppression)

Réactiver ou recréer les comptes sur les différents outils

Si la réactivation n'est pas faite durant la période de grace (date d'expiration --> date de suppression --> demande de réactivation)

L'utilisateur devra remplir un nouveau formulaire d'onboarding

Suivi des comptes

Pour visualiser l'expiration des comptes prévoir une page avec 4 tableaux
Ajouter la possibilité d'éditer le champ date pour plusieurs ligne d'un tabeau pour faire de la mise à jour en masse

• passer en mode édition d'un tableau
  • sélectionner les comptes dont on souhaite modifier la date d'expiration -> renseigner une date qui s'appliquera à tous les comptes sélectionnés

tableau 1 -> Suppression à venir du compte (utilisateur en période de grace)

Nom d'affichage	Nom	Prénom	Temps avant suppression du compte	date d'expiration	produits consommés
Moi c'est Igor D'Hosgor	D'Hosgor	Igor	5 jours	[JJ/MM/AAAA]	[icone produit],[]

tableau 2 -> 2nde relance avant désactivation (utilisateur dans la période des 7 derniers jours à désactivation)

Nom d'affichage	Nom	Prénom	Temps avant déactivation du compte	date d'expiration	produits consommés
Moi c'est Igor D'Hosgor	D'Hosgor	Igor	5 jours	[JJ/MM/AAAA]	[icone produit],[]

tableau 3 -> 1ére relance avant désactivation (utilisateur dans la période des 21 jours à 7 jours avant désactivation)

Nom d'affichage	Nom	Prénom	Temps avant désactivation du compte	date d'expiration	produits consommés
Moi c'est Igor D'Hosgor	D'Hosgor	Igor	12 jours	[JJ/MM/AAAA]	[icone produit],[]

tableau 4 -> autres utilisateurs hors des périodes

Nom d'affichage	Nom	Prénom	Temps avant expiration du compte	date d'expiration	produits consommés
Moi c'est Igor D'Hosgor	D'Hosgor	Igor	180 jours	[JJ/MM/AAAA]	[icone produit],[]

DOD

En tant que core-team

• Les revues des comptes soient fluides (pas de connais, connais pas, `qui connais? personne on fait quoi?)
• Avoir des actions de notifications à destination des utilisateurs pour mettre à jour leur fiche (date d'expiration du compte)
• Avoir des actions de désactivations quand l'utilisateur ne s'est pas signalé comme vivant
• Avoir la possibilité de mettre à jour en masse des date d'expiration