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Admin Guide | Guia Administrativo

EN: Complete guide for Gym Owners, Managers, and Administrators to manage gym operations, staff, members, and finances.

PT: Guia completo para Proprietários de Ginásios, Gerentes e Administradores gerir operações do ginásio, staff, membros e finanças.

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Table of Contents | Índice

1. Dashboard | Painel
2. Member Management | Gestão de Membros
3. Class Scheduling | Agendamento de Aulas
4. Staff Management | Gestão de Staff
5. Financial Management | Gestão Financeira
6. Discipline & Rank Management | Gestão de Disciplina & Graduação
7. Reports & Analytics | Relatórios & Análises
8. Settings | Configurações

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Dashboard | Painel

EN

Your dashboard provides real-time overview of gym operations:

Widget	Description
Today's Attendance	Members checked in today
Upcoming Classes	Next scheduled classes (3 hours)
Active Members	Total active membership count
Revenue This Month	Total payments received
Pending Actions	Tasks requiring attention (low stock, overdue payments)
Recent Activity	Latest check-ins, bookings, payments

PT

Seu painel fornece visão geral em tempo real das operações do ginásio:

Widget	Descrição
Presença Hoje	Membros com check-in hoje
Próximas Aulas	Próximas aulas agendadas (3 horas)
Membros Ativos	Total de contagem de associação ativa
Receita Este Mês	Total de pagamentos recebidos
Ações Pendentes	Tarefas requerendo atenção (stock baixo, pagamentos atrasados)
Atividade Recente	Últimos check-ins, reservas, pagamentos

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Member Management | Gestão de Membros

EN

Adding a New Member

1. Go to Members → Add Member
2. Fill in:
   • Personal details (name, email, phone)
   • Date of birth
   • Emergency contact
   • Address
3. Assign membership plan
4. Set initial status (Active/Pending)
5. Click Create Member

Member Profile

Each member has complete profile with:

• Personal Info - Name, contact, address, photo
• Emergency Contact - Name and phone number
• Health Information - Conditions, allergies, blood type (secure)
• Membership - Plan, start date, expiration, status
• Family - Dependents (if family billing)
• Activity - Check-in history, class attendance
• Payments - Invoice and payment history
• Ranks - Current grades in disciplines (if applicable)

Managing Member Status

Status	Description
Active	Member can access gym, book classes, check-in
Inactive	No access, membership expired or cancelled
Suspended	Access temporarily blocked (payment issues, conduct)
Pending	New member awaiting activation

Family Billing

To add family members:

1. Open primary member profile
2. Go to Family tab
3. Click Add Dependent
4. Fill dependent details
5. Set relationship (parent/guardian)

Dependents can check-in independently but billing is tied to primary member.

GDPR Management

Members can request:

• Data Export - Download all their data
• Account Deletion - Anonymize and delete account
• Consent Management - Manage marketing preferences

These requests appear in Settings → Data Protection for review.

PT

Adicionar um Novo Membro

1. Vá a Membros → Adicionar Membro
2. Preencha:
   • Detalhes pessoais (nome, email, telefone)
   • Data de nascimento
   • Contacto de emergência
   • Endereço
3. Atribua plano de associação
4. Defina estado inicial (Activo/Pendente)
5. Clique em Criar Membro

Perfil de Membro

Cada membro tem perfil completo com:

• Informações Pessoais - Nome, contacto, endereço, foto
• Contacto de Emergência - Nome e número de telefone
• Informações de Saúde - Condições, alergias, tipo sanguíneo (seguro)
• Associação - Plano, data de início, expiração, estado
• Família - Dependentes (se facturação familiar)
• Atividade - Histórico de check-in, frequência em aulas
• Pagamentos - Histórico de facturas e pagamentos
• Graduações - Graduações actuais em disciplinas (se aplicável)

Gerir Estado de Membro

Estado	Descrição
Activo	Membro pode aceder ao ginásio, reservar aulas, fazer check-in
Inactivo	Sem acesso, associação expirada ou cancelada
Suspenso - Acesso temporariamente bloqueado (problemas de pagamento, conduta)
Pendente - Novo membro aguardando activação

Facturação Familiar

Para adicionar membros da família:

1. Abra o perfil do membro principal
2. Vá à aba Família
3. Clique em Adicionar Dependente
4. Preencha os detalhes do dependente
5. Defina a relação (pai/guardião)

Dependentes podem fazer check-in independentemente mas a facturação está vinculada ao membro principal.

Gestão GDPR

Membros podem solicitar:

• Exportação de Dados - Baixar todos os seus dados
• Exclusão de Conta - Anonimizar e excluir conta
• Gestão de Consentimento - Gerir preferências de marketing

Estas solicitações aparecem em Configurações → Proteção de Dados para revisão.

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Class Scheduling | Agendamento de Aulas

EN

Creating a Single Class

1. Go to Classes → Add Class
2. Fill in:
   • Title - Class name
   • Discipline - (Optional) Link to a discipline
   • Workout Template - (Optional) Pre-defined workout to use
   • Coach - Assign trainer/instructor
   • Location - Room or training area
   • Date & Time - Start and end time
   • Capacity - Maximum participants
   • Is Mandatory - Mark if required (belt tests, assessments)
3. Click Create Class

Creating Recurring Classes (Series)

1. Go to Classes → Add Series
2. Fill in:
   • Title, Coach, Location, Capacity
   • Start Date - First occurrence
   • End Date - Last occurrence (optional)
   • Recurrence - Days of week (e.g., Mon, Wed, Fri)
   • Time - Start and end time
3. Click Create Series
4. System generates individual class instances

Class Types

Type	Description	Use Case
Regular	Standard group class	Daily classes, open sessions
Mandatory	Required attendance	Belt tests, assessments, program requirements
Assessment	Evaluation sessions	Skill testing, fitness assessments

Discipline Integration

When scheduling classes with disciplines:

• Only members enrolled in that discipline can see the class
• Rank requirements are enforced
• Attendance contributes to rank progression

Managing Class Conflicts

System automatically detects:

• Coach conflicts - Coach double-booked at same time
• Location conflicts - Room already booked
• Capacity conflicts - Overlapping classes in same location

Viewing Class Attendance

1. Open class details
2. Go to Attendance tab
3. See:
   • Booked members
   • Checked-in members
   • No-show members
   • Waitlist

PT

Criar uma Aula Única

1. Vá a Aulas → Adicionar Aula
2. Preencha:
   • Título - Nome da aula
   • Disciplina - (Opcional) Vincular a uma disciplina
   • Modelo de Treino - (Opcional) Treino predefinido para usar
   • Treinador - Atribuir treinador/instrutor
   • Localização - Sala ou área de treino
   • Data & Hora - Hora de início e fim
   • Capacidade - Máximo de participantes
   • É Obrigatória - Marcar se necessário (testes de faixa, avaliações)
3. Clique em Criar Aula

Criar Aulas Recorrentes (Série)

1. Vá a Aulas → Adicionar Série
2. Preencha:
   • Título, Treinador, Localização, Capacidade
   • Data de Início - Primeira ocorrência
   • Data de Fim - Última ocorrência (opcional)
   • Recorrência - Dias da semana (ex: Seg, Qua, Sex)
   • Hora - Hora de início e fim
3. Clique em Criar Série
4. Sistema gera instâncias de aula individuais

Tipos de Aulas

Tipo	Descrição	Caso de Uso
Regular	Aula de grupo padrão	Aulas diárias, sessões abertas
Obrigatória - Frequência requerida	Testes de faixa, avaliações, requisitos de programa
Avaliação - Sessões de avaliação	Teste de habilidades, avaliações de fitness

Integração de Disciplina

Ao agendar aulas com disciplinas:

• Apenas membros inscritos nessa disciplina podem ver a aula
• Requisitos de graduação são aplicados
• Frequência contribui para progressão de graduação

Gerir Conflitos de Aulas

Sistema detecta automaticamente:

• Conflitos de Treinador - Treinador com reserva dupla no mesmo horário
• Conflitos de Localização - Sala já reservada
• Conflitos de Capacidade - Aulas sobrepostas na mesma localização

Ver Frequência de Aulas

1. Abra os detalhes da aula
2. Vá à aba Presença
3. Veja:
   • Membros reservados
   • Membros com check-in
   • Membros que não apareceram
   • Lista de espera

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Staff Management | Gestão de Staff

EN

Adding Staff Members

1. Go to Staff → Add Staff
2. Fill in:
   • Personal details
   • Role (Coach, Trainer, Receptionist, etc.)
   • Assigned gym (if multi-gym organization)
3. Click Create Staff

Assigning Disciplines to Trainers

For coaches/trainers/instructors:

1. Open staff member profile
2. Go to Disciplines tab
3. Add disciplines they're qualified to teach
4. Mark as Certified if they have formal certification
5. Add certification date and notes

Managing Certifications

Track staff certifications with expiry dates:

1. Open staff profile
2. Go to Certifications tab
3. Add:
   • Certification name
   • Issuing organization
   • Issue date
   • Expiry date (if applicable)
4. System alerts when certifications are expiring

Staff Availability

1. Open staff profile
2. Go to Availability tab
3. Set:
   • Working days
   • Available hours
4. Use this information when scheduling classes

Managing Absences

1. Go to Staff → Absences
2. Staff can request or admin can create absence
3. Fill in:
   • Staff member
   • Start and end date
   • Reason (vacation, sick, training)
   • Status (pending/approved/rejected)
4. Approve or reject requests

PT

Adicionar Membros de Staff

1. Vá a Staff → Adicionar Staff
2. Preencha:
   • Detalhes pessoais
   • Função (Treinador, Recepcionista, etc.)
   • Ginásio atribuído (se organização multi-ginásio)
3. Clique em Criar Staff

Atribuir Disciplinas a Treinadores

Para treinadores/instrutores:

1. Abra o perfil do membro do staff
2. Vá à aba Disciplinas
3. Adicione as disciplinas que estão qualificados a ensinar
4. Marque como Certificado se tiverem certificação formal
5. Adicione data de certificação e notas

Gerir Certificações

Rastreie certificações de staff com datas de expiração:

1. Abra o perfil do staff
2. Vá à aba Certificações
3. Adicione:
   • Nome da certificação
   • Organização emissora
   • Data de emissão
   • Data de expiração (se aplicável)
4. Sistema alerta quando certificações estão expirando

Disponibilidade de Staff

1. Abra o perfil do staff
2. Vá à aba Disponibilidade
3. Defina:
   • Dias de trabalho
   • Horários disponíveis
4. Use esta informação ao agendar aulas

Gerir Ausências

1. Vá a Staff → Ausências
2. O staff pode solicitar ou admin pode criar ausência
3. Preencha:
   • Membro do staff
   • Data de início e fim
   • Motivo (férias, doença, treinamento)
   • Estado (pendente/aprovado/rejeitado)
4. Aprove ou rejeite solicitações

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Financial Management | Gestão Financeira

EN

Membership Plans

Create and manage membership plans:

1. Go to Settings → Membership Plans
2. Click Add Plan
3. Configure:
   • Plan name
   • Price
   • Duration (days)
   • Description
4. Click Save

Processing Payments

1. Go to Payments → New Payment
2. Fill in:
   • Member
   • Amount
   • Payment method (Multicaixa, cash, bank transfer, other)
   • Reference number (for Multicaixa)
   • Description
3. Click Process Payment

Generating Invoices

Invoices are auto-generated when payments are processed, or you can create manually:

1. Go to Payments → Invoices
2. Click Create Invoice
3. Add line items (membership, products, services)
4. Assign to member
5. Set due date
6. Click Generate

Discount Codes

Create promotional discounts:

1. Go to Settings → Discounts
2. Click Add Discount
3. Configure:
   • Code name
   • Discount type (percentage/fixed)
   • Discount value
   • Max uses (optional)
   • Valid date range
   • Is active
4. Click Save

Bank Reconciliation

1. Go to Finance → Bank Reconciliation
2. Import bank statement (CSV)
3. System auto-matches payments
4. Review unmatched items
5. Confirm reconciliation

PT

Planos de Associação

Crie e gerie planos de associação:

1. Vá a Configurações → Planos de Associação
2. Clique em Adicionar Plano
3. Configure:
   • Nome do plano
   • Preço
   • Duração (dias)
   • Descrição
4. Clique em Salvar

Processar Pagamentos

1. Vá a Pagamentos → Novo Pagamento
2. Preencha:
   • Membro
   • Valor
   • Método de pagamento (Multicaixa, dinheiro, transferência bancária, outros)
   • Número de referência (para Multicaixa)
   • Descrição
3. Clique em Processar Pagamento

Gerar Facturas

Facturas são geradas automaticamente quando pagamentos são processados, ou você pode criar manualmente:

1. Vá a Pagamentos → Facturas
2. Clique em Criar Fatura
3. Adicione itens de linha (associação, produtos, serviços)
4. Atribua ao membro
5. Defina data de vencimento
6. Clique em Gerar

Códigos de Desconto

Crie descontos promocionais:

1. Vá a Configurações → Descontos
2. Clique em Adicionar Desconto
3. Configure:
   • Nome do código
   • Tipo de desconto (percentual/fixo)
   • Valor do desconto
   • Máximo de usos (opcional)
   • Período de validade
   • Está activo
4. Clique em Salvar

Reconciliação Bancária

1. Vá a Finanças → Reconciliação Bancária
2. Importe extrato bancário (CSV)
3. Sistema corresponde automaticamente pagamentos
4. Revise itens não correspondidos
5. Confirme reconciliação

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Discipline & Rank Management | Gestão de Disciplina & Graduação

EN

Creating Disciplines

1. Go to Disciplines → Add Discipline
2. Fill in:
   • Discipline name (e.g., BJJ, Yoga)
   • Category
   • Description
   • Has belt/rank system? (Yes/No)
3. Click Save

Setting Up Rank Systems

For disciplines with ranks:

1. Open discipline details
2. Go to Ranks tab
3. Add ranks:
   • Rank name (e.g., White Belt)
   • Level (1-7)
   • Color (for UI display)
   • Requirements (time in grade, skills needed)
   • Criteria (JSON - assessment rubric)
4. Click Save

Assigning Member Ranks

1. Open member profile
2. Go to Ranks tab
3. Add:
   • Discipline
   • Current rank
   • Date awarded
   • Notes
4. Click Save

Promoting Members

When a member passes assessment:

1. Go to Ranks → Promote Member
2. Select member and discipline
3. Choose new rank
4. Enter promotion details (date, notes)
5. Certificate is auto-generated
6. Member receives notification

Deactivating a Discipline

Warning: This will deactivate ALL related content (classes, workouts, exercises).

1. Go to Disciplines
2. Select discipline
3. Click Deactivate
4. Confirm deactivation
5. All classes, workout templates, and exercises are hidden from members

PT

Criar Disciplinas

1. Vá a Disciplinas → Adicionar Disciplina
2. Preencha:
   • Nome da disciplina (ex: BJJ, Yoga)
   • Categoria
   • Descrição
   • Tem sistema de faixa/graduação? (Sim/Não)
3. Clique em Salvar

Configurar Sistemas de Graduação

Para disciplinas com graduações:

1. Abra os detalhes da disciplina
2. Vá à aba Graduações
3. Adicione graduações:
   • Nome da graduação (ex: Faixa Branca)
   • Nível (1-7)
   • Cor (para exibição na UI)
   • Requisitos (tempo na graduação, habilidades necessárias)
   • Critérios (JSON - rubrica de avaliação)
4. Clique em Salvar

Atribuir Graduações a Membros

1. Abra o perfil do membro
2. Vá à aba Graduações
3. Adicione:
   • Disciplina
   • Graduação atual
   • Data atribuída
   • Notas
4. Clique em Salvar

Promover Membros

Quando um membro passar na avaliação:

1. Vá a Graduações → Promover Membro
2. Selecione membro e disciplina
3. Escolha nova graduação
4. Insira detalhes da promoção (data, notas)
5. Certificado é gerado automaticamente
6. Membro recebe notificação

Desactivar uma Disciplina

Aviso: Isso desactivará TODO o conteúdo relacionado (aulas, treinos, exercícios).

1. Vá a Disciplinas
2. Seleccione disciplina
3. Clique em Desactivar
4. Confirme a desactivação
5. Todas as aulas, modelos de treino e exercícios ficam ocultos para membros

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Reports & Analytics | Relatórios & Análises

EN

Available Reports

Report	Description	Export
Attendance Report	Check-ins by date/member	CSV, PDF
Class Attendance	Attendance per class	CSV, PDF
Revenue Report	Payments by period	CSV, PDF
Member Report	Active members, new signups	CSV, PDF
Payment Aging	Outstanding invoices	CSV, PDF
Inventory Report	Stock levels, low stock	CSV, PDF
Rank Progress	Member progression	CSV, PDF

Generating Reports

1. Go to Reports
2. Select report type
3. Set date range and filters
4. Click Generate
5. Review results
6. Click Export to download

PT

Relatórios Disponíveis

Relatório	Descrição	Exportação
Relatório de Presença	Check-ins por data/membro	CSV, PDF
Presença em Aulas	Frequência por aula	CSV, PDF
Relatório de Receitas	Pagamentos por período	CSV, PDF
Relatório de Membros	Membros activos, novos registos	CSV, PDF
Envelhecimento de Pagamentos - Facturas pendentes	CSV, PDF
Relatório de Inventário	Níveis de stock, stock baixo	CSV, PDF
Progresso de Graduação - Progresso de membros	CSV, PDF

Gerar Relatórios

1. Vá a Relatórios
2. Seleccione tipo de relatório
3. Defina intervalo de datas e filtros
4. Clique em Gerar
5. Revise resultados
6. Clique em Exportar para baixar

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Settings | Configurações

EN

Gym Profile

1. Go to Settings → Gym Profile
2. Edit:
   • Gym name
   • Address
   • Contact information
   • Logo
   • Operating hours
3. Click Save

Payment Methods

Configure accepted payment methods:

1. Go to Settings → Payment Methods
2. Enable/disable:
   • Multicaixa
   • Cash
   • Bank Transfer
   • Other
3. Configure Multicaixa settings if used

Locations

Manage training areas:

1. Go to Settings → Locations
2. Add locations:
   • Name
   • Capacity
   • Equipment available
   • Floor/room number
3. Set active/inactive

Class Types

Create reusable class templates:

1. Go to Settings → Class Types
2. Add class type:
   • Name
   • Default duration
   • Default capacity
   • Color for calendar
3. Click Save

PT

Perfil do Ginásio

1. Vá a Configurações → Perfil do Ginásio
2. Edite:
   • Nome do ginásio
   • Endereço
   • Informações de contacto
   • Logótipo
   • Horário de funcionamento
3. Clique em Salvar

Métodos de Pagamento

Configure métodos de pagamento aceites:

1. Vá a Configurações → Métodos de Pagamento
2. Active/desactive:
   • Multicaixa
   • Dinheiro
   • Transferência Bancária
   • Outros
3. Configure definições Multicaixa se usado

Localizações

Gerir áreas de treino:

1. Vá a Configurações → Localizações
2. Adicione localizações:
   • Nome
   • Capacidade
   • Equipamento disponível
   • Número de andar/sala
3. Defina activo/inactivo

Tipos de Aulas

Crie modelos de aula reutilizáveis:

1. Vá a Configurações → Tipos de Aulas
2. Adicione tipo de aula:
   • Nome
   • Duração padrão
   • Capacidade padrão
   • Cor para calendário
3. Clique em Salvar

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FAQ | Perguntas Frequentes

EN

Q: What happens to classes when I deactivate a discipline? A: All classes, workout templates, and exercises linked to that discipline become inactive. Existing bookings are preserved but members cannot book new classes. Reactivating the discipline requires manual reactivation of content.

Q: Can I schedule mandatory classes for specific members only? A: No, mandatory classes are shown to all members enrolled in that discipline. Use regular classes and communicate requirements separately.

Q: How do I handle payments when a member is suspended? A: Suspended members cannot check-in or book classes. You can still record payments if they pay to reactivate their account.

Q: What's the difference between a workout template and a gym workout? A: Workout templates are reusable plans stored centrally. Gym workouts are instances assigned to specific members. Use templates to ensure consistency.

Q: How do I backup my data? A: Go to Settings → Data Export to download full gym data. Supabase also provides automated backups.

PT

P: O que acontece com as aulas quando eu desactivo uma disciplina? R: Todas as aulas, modelos de treino e exercícios vinculados a essa disciplina tornam-se inactivos. Reservas existentes são preservadas mas membros não podem reservar novas aulas. Reactivar a disciplina requer reactivação manual do conteúdo.

P: Posso agendar aulas obrigatórias apenas para membros específicos? R: Não, aulas obrigatórias são mostradas a todos os membros inscritos nessa disciplina. Use aulas regulares e comunique requisitos separadamente.

P: Como lido com pagamentos quando um membro está suspenso? R: Membros suspensos não podem fazer check-in ou reservar aulas. Você ainda pode registrar pagamentos se pagarem para reactivar a sua conta.

P: Qual é a diferença entre um modelo de treino e um treino de ginásio? R: Modelos de treino são planos reutilizáveis armazenados centralmente. Treinos de ginásio são instâncias atribuídas a membros específicos. Use modelos para garantir consistência.

P: Como faço backup dos meus dados? R: Vá a Configurações → Exportação de Dados para baixar dados completos do ginásio. O Supabase também fornece backups automatizados.

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Support | Suporte

• GitHub Issues: https://github.com/clrogon/nzila-gym-manager/issues
• Documentation: README.md