ETQ administrateur - adaptation des emails automatiques envoyés à l’usager pour les démarches déclaratives

[marleneklok]

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Actuellement

Quel que soit le paramétrage de la démarche (non déclarative, passage automatique en instruction, passage automatique au statut "accepté"), la configuration des modèles d'email est identique.

Envoi des emails automatiques en fonction des types de démarche

Cas d'une démarche non déclarative

Cas d'une démarche déclarative avec passage automatique en instruction

Cas d'une démarche déclarative avec passage automatique au statut "accepté"

[Évolutions] Écran de gestion d’une démarche

• On renomme le titre de la première section « Indispensable avant publication » en « Paramètres prioritaires ».
• On remonte la tuile « Modèles d’email » dans les « Paramètres prioritaires ».
• On remplace le badge À CONFIGURER par CONFIGURÉS PAR DÉFAUT.
• On descend la tuile « Inéligibilité des dossiers » dans la section « Autres paramètres ».

[Évolutions] Tuile "Modèles d'email"

Actuellement, au niveau de chaque encart d'un modèle d'email :
• L'objet de l'email est affiché uniquement s'il a été modifié par l'administrateur.
• On ne distingue pas bien visuellement les tags des modèles standards VS. modifiés.
• On n'apporte aucune précision de contexte concernant l'envoi automatique de ces emails.

Aménagements (général)

• On présente en ligne les cartes des modèles d’email et sur la droite on indique quelques précisions / éléments de contexte pour chaque modèle.
• On remonte systématiquement l’objet de l’email (sur les modèles standards et les modèles modifiés).
• Pour le tag « modifié le JJ/MM/AAAA », on reprend le même code couleur bleu du badge CONFIGURÉS.
• On adapte les modèles d'emails en fonction du paramétrage de la démarche : non déclarative, déclarative avec passage automatique en instruction, déclarative avec passage automatique au statut "accepté".

Cas d'une démarche non déclarative

Écran

Ordre des emails et contenu des descriptions

ACCUSÉ DE RÉCEPTION
Cet email est envoyé à l’usager après qu’il a déposé son dossier.
Une attestation de dépôt est jointe à cet email.
L’usager peut encore modifier son dossier.

ACCUSÉ DE PASSAGE EN INSTRUCTION
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur passe en instruction son dossier.
L’usager ne peut plus modifier son dossier.

ACCUSÉ D’ACCEPTATION
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur accepte son dossier.

ACCUSÉ DE REFUS
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur refuse son dossier.

ACCUSÉ DE CLASSEMENT SANS SUITE
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur classe sans suite son dossier.

RÉEXAMEN DU DOSSIER
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur repasse en instruction son dossier, après qu’une décision a déjà été rendue.

Contenu des emails configurés par défaut (modèles standards)

Contenu emails - demarche non déclarative.md

Cas d'une démarche déclarative avec passage automatique en instruction

Écran

On ajoute avant les modèles d'email un bandeau d'alerte de type "information" :
Démarche déclarative
Cette démarche est déclarative avec un passage automatique en instruction. Vous pouvez modifier ce paramétrage dans les options avancées de la présentation de la démarche.
[sur "présentation" : on met le lien vers l'écran de la tuile "Présentation" de la démarche]

Ordre des emails et contenu des descriptions

ACCUSÉ DE RÉCEPTION AVEC PASSAGE AUTOMATIQUE EN INSTRUCTION
Cet email est envoyé à l’usager après qu’il a déposé son dossier.
Une attestation de dépôt est jointe à cet email.
Votre démarche est déclarative, avec un passage automatique en instruction, l’usager ne peut donc plus modifier son dossier après l’avoir déposé.

ACCUSÉ D’ACCEPTATION
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur accepte son dossier.

ACCUSÉ DE REFUS
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur refuse son dossier.

ACCUSÉ DE CLASSEMENT SANS SUITE
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur classe sans suite son dossier.

RÉEXAMEN DU DOSSIER
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur repasse en instruction son dossier, après qu’une décision a déjà été rendue.

ACCUSÉ DE PASSAGE EN INSTRUCTION
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur passe en instruction son dossier, s’il avait été repassé en construction.

Contenu des emails configurés par défaut (modèles standards)

Contenu emails - demarche décla - passage en instruction.md

Cas d'une démarche déclarative avec passage automatique au statut "accepté"

Écran

On ajoute avant les modèles d'email un bandeau d'alerte de type "information" :
Démarche déclarative
Cette démarche est déclarative avec un passage automatique au statut « accepté ». Vous pouvez modifier ce paramétrage dans les options avancées de la présentation de la démarche.
[sur "présentation" : on met le lien vers l'écran de la tuile "Présentation" de la démarche]

Ordre des emails et contenu des descriptions

ACCUSÉ DE RÉCEPTION AVEC PASSAGE AUTOMATIQUE AU STATUT « ACCEPTÉ »
Cet email est envoyé à l’usager après qu’il a déposé son dossier.
Une attestation de dépôt est jointe à cet email.
Votre démarche est déclarative, avec un passage automatique au statut « accepté », l’usager ne peut donc plus modifier son dossier après l’avoir déposé.

RÉEXAMEN DU DOSSIER
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur repasse en instruction son dossier, après que la décision « Accepter » a été automatiquement rendue.

ACCUSÉ D’ACCEPTATION
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur accepte son dossier, s’il avait été réexaminé / repassé en instruction.

ACCUSÉ DE REFUS
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur refuse son dossier, s’il avait été réexaminé / repassé en instruction.

ACCUSÉ DE CLASSEMENT SANS SUITE
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur classe sans suite son dossier, s’il avait été réexaminé / repassé en instruction.

ACCUSÉ DE PASSAGE EN INSTRUCTION
Cet email est envoyé à l’usager lorsque l’instructeur passe en instruction son dossier, s’il avait été repassé en construction.

Contenu des emails configurés par défaut (modèles standards)

Contenu emails - demarche décla - passage à accepté.md

[Évolutions] Règles / comportement de l'interface en lien avec cette nouvelle version

Clonage d'une démarche

Clonage d'une démarche déclarative avec aucun modèle d'email personnalisé

Lors du clonage d’une démarche qui était paramétrée en déclarative (avec passage automatique en instruction ou au statut « accepté ») et sur laquelle aucun modèle d’email n'a été personnalisé / configuré, on conserve la règle actuelle : on ne propose pas de cloner le paramètre « Modèles d’emails » sur l'écran de choix des paramètres à cloner.

Clonage d'une démarche déclarative avec au moins un modèle d'email personnalisé

Lors du clonage d’une démarche qui était paramétrée en déclarative (avec passage automatique en instruction ou au statut « accepté ») et sur laquelle au moins un modèle d’email a été personnalisé / configuré, on désactive la possibilité de cloner les « Modèles d’emails » et on affiche un bandeau d’avertissement.

Case à cocher du paramètre "Modèles d'email"

On ajoute entre parenthèses "non clonables" à côté du libellé "Modèles d'email" et la case à cocher est à l'état "disabled" :

Bandeau d'avertissement

On reprend le même format que pour les bandeaux d’avertissement de la page « Gestion des notifications » > onglet « Notifications par email » de l’interface instructeurs (https://demarche.numerique.gouv.fr/procedures/00000/notification_preferences) :

-> Composant bandeau d'information importante (notice) de type "warning" avec le contenu suivant :
Important Les modèles d’emails personnalisés ne seront pas clonés, car ils seront adaptés à la nouvelle version de configuration des modèles d’emails pour une démarche déclarative. Vous pourrez bien sûr personnaliser leur configuration après le clonage.

Anciennes démarches paramétrées en déclaratives

Bandeau d'avertissement

Sur les anciennes démarches paramétrées en déclarative ET qui ont au moins un modèle d’email personnalisé / configuré, on affiche un bandeau semi-transverse* d’avertissement, indiquant à l’administrateur qu’il n’utilise pas la nouvelle version de configuration des modèles d’email pour une démarche déclarative.

*semi-transverse
Ce type de bandeau d'avertissement peut déjà être présent sur certains écrans des tuiles de la démarche, par exemple sur : Champs du formulaire, Annotations privées, Attestation d'acceptation / Attestation de refus, Groupe instructeurs.

On reprend donc ce même format de bandeau et, pour éviter les conflits / superpositions de bandeaux d'avertissement, on l'affiche sur
• l'écran de gestion de la démarche (https://demarche.numerique.gouv.fr/admin/procedures/00000)
• l'écran de la tuile Modèles d'email (https://demarche.numerique.gouv.fr/admin/procedures/00000/mail_templates)

-> Composant bandeau d'information importante (notice) de type "warning" avec le contenu suivant :
Vous n’utilisez pas la nouvelle version de configuration des modèles d’email pour une démarche déclarative [bouton "En savoir plus"]

Lorsque l’administrateur clique sur le bouton « En savoir plus », on affiche une modale apportant quelques explications sur cette nouvelle version et indiquant à l’administrateur qu’en utilisant cette nouvelle version, ses modèles d’emails précédemment personnalisés / configurés seront écrasés par les nouveaux modèles standards et qu’il pourra ensuite les personnaliser à nouveau.

Modale "Nouvelle version (démarche déclarative)"

Au sein de la modale, on a :

• Le composant alerte de type "information" avec le contenu suivant :
Nouvelle version (démarche déclarative)
La nouvelle configuration des modèles d’email pour une démarche déclarative permet de ne plus envoyer deux emails consécutifs à l’usager (exemple : accusé de réception + passage automatique en instruction). Les modèles d’email sont maintenant adaptés à ce paramétrage de la démarche.
En utilisant cette nouvelle version, les modèles d’email précédemment personnalisés sur cette démarche seront supprimés et remplacés par les nouveaux modèles standards. Vous pourrez bien sûr personnaliser leur configuration, vérifiez notamment le contenu du premier modèle d’accusé de réception avec passage automatique en instruction OU au statut « accepté ».
Plus d’informations sur la configuration des modèles d’email [lien vers https://doc.demarche.numerique.gouv.fr/tutoriels/tutoriel-administrateur#les-e-mails-automatiques]

• Le bouton "Passer à la nouvelle version"

Lorsque l'administrateur clique sur le lien "Plus d’informations sur la configuration des modèles d’email" :
On ouvre dans un nouvel onglet la page de la section « Les e-mails automatiques » de la documentation DN (https://doc.demarche.numerique.gouv.fr/tutoriels/tutoriel-administrateur#les-e-mails-automatiques)
N.B. : Le contenu de cette section sera à mettre à jour

Lorsque l'administrateur clique sur le bouton "Passer à la nouvelle version" :
• il passe donc à la nouvelle version et les modèles d'emails sont remplacés par les modèles standards correspondant au paramétrage de la démarche déclarative (passage automatique en instruction OU au statut "accepté".
• il est redirigé vers l'écran de la tuile Modèles d'email (https://demarche.numerique.gouv.fr/admin/procedures/00000/mail_templates).
N.B. : A priori, il y aura maintenant 3 URLs différentes de la tuile des modèles d'email correspondant au paramétrage de la démarche
URL 1 : modèles d'emails pour démarche non déclarative
URL 2 : modèles d'emails pour démarche déclarative avec passage automatique en instruction
URL 2 : modèles d'emails pour démarche déclarative avec passage automatique au statut "accepté"

Changement de paramétrage "Démarche déclarative" dans les options avancées de la démarche

Si l’administrateur avait personnalisé / configuré les modèles d’emails et change le paramétrage « Démarche déclarative » dans les options avancées de la démarche, on affiche un bandeau d’avertissement en-dessous des 3 boutons radio.
N.B. : on affiche ce bandeau quel que soit le sens du changement de paramétrage :

• La démarche n’était pas déclarative et l’administrateur la passe en déclarative avec passage automatique en instruction OU au statut « accepté ».
• La démarche était déclarative (avec passage automatique en instruction OU au statut « accepté ») et l’administrateur la passe en non déclarative.
• La démarche était déclarative avec passage automatique en instruction et l’administrateur la passe en déclarative avec passage automatique au statut « accepté ».
• La démarche était déclarative avec passage automatique au statut « accepté » et l’administrateur la passe en déclarative avec passage automatique en instruction.

-> Composant bandeau d'information importante (notice) de type "warning" avec le contenu suivant :
Attention Les modèles d’emails éventuellement personnalisés seront supprimés et adaptés à ce nouveau
paramétrage. Vous pourrez bien sûr personnaliser leur configuration.