Datenträger-Quartett

Dieses Datenträger-Quartett ist bei einer internen Schulung der Stabsstelle Digitales Archiv im DLA-Marbach entstanden.

Wir veröffentlichen es hier in der Hoffnung, dass es auch anderswo nützlich sein kann und ggf. weiterentwickelt wird.

Die aufgeführten Informationen und insbesondere die Resistenz-Attribute sind formlos festgelegt und haben keine explizite wissenschaftliche Quelle oder Grundlage. Sie sollen vor allem die Diskussion über die Datenträger anregen.

Überblick

Das Datenträger-Quartett ist eine Serienbriefanwendung mit MS Office.

Ein Template/eine Seriendruck-Hauptdatei (derzeit Datenträger-SerMain_V04.13.doc) bindet eine Datenquelle ein (derzeit Externe_Datenträger_v04.xlsx) und erzeugt daraus die fertige Ergebnisdatei mit allen Datensätzen (derzeit Datenträger-SerMain_V04.13-alle.docx/.pdf).

Die fertig geschnittenen Karten haben ungefähr die Größe von Pokemon/Magic-Karten.

Einmalige Einrichtung

Diese Anleitung basiert auf der sehr hilfreichen Quelle "Simplified IncludePicture Mergefield How-To" (https://onmerge.com/articleIncludePicture.html).

Hier wird es etwas haarig...

1. Datenquelle öffnen
   • Pfade zu den Bildern aktualisieren. Anscheinend braucht es hier absolute Pfade und "\\" als Trennzeichen.
   • Speichern und schließen
2. Seriendruck-Hauptdatei öffnen
   • Datenquelle suchen und neu verbinden
   • Das erste Bild links oben markieren und löschen
   • Einfügen / Bilder / z.B. smart-media.jpg / Mit Datei verknüpfen (NICHT Einfügen!)
   • Das Bild auf 2,0 x 4,5 cm formatieren (H x B)
   • Alt-F9, um Felder sichtbar zu machen
   • Den fixen Pfad Bilder-CC/smart-media.jpg ersetzen mit Sendungen / Seriendruckfeld einfügen / Bild. In der Feldansicht steht dort also für das Bild nun

     { INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD Bild }" \* MERGEFORMAT \d }
     

     Dieser Ausdruck kann nicht manuell eingegeben werden, sondern nur über Einfügen / Bilder und Seriendruckfeld einfügen wie beschrieben!
   • Diesen Ausdruck kopieren und für alle weiteren sieben Bilder einfügen
   • Alt-F9, um Felder wieder zu verstecken
   • Seriendruck-Hauptdatei speichern und schließen.

Workflow (wenn alles eingerichtet ist)

1. Datenquelle aktualisieren und speichern und schließen
2. Seriendruck-Hauptdatei öffnen
   • Sendungen / fertigstellen und zusammenführen / Einzelne Dokumente bearbeiten...
   • Es entsteht eine neue Datei. Darin:
     • Alles markieren (Strg-A), aktualisieren (F9), um die tatsächlichen Bilder anzuzeigen
     • Die Headerfarben für die Klassen Magnetisch (z.B. Orange) und Optisch (z.B. Grün) manuell anpassen (wir haben keine einfache Möglichkeit gefunden, das zu automatisieren). Die Lochkarte als Joker wird rot.
     • Die Ergebnisdatei speichern als Datenträger-SerMain_V04.13-alle.docx und exportieren als .pdf
3. Ergebnisdatei drucken
   • entweder auf hochwertiges, festeres Papier, wenn keine Hüllen verwendet werden sollen
   • oder auf Normalpapier, wenn Hüllen verwendet werden sollen
4. Einzelne Karten schneiden (mit einer Schneidemaschine oder einem Cutter-Messer)
5. Ecken abrunden, z.B. mit https://www.amazon.de/Sunstar-S4765036-Round-whether-Sansutabungu/dp/B0076FJ7SS
6. Optional die Karten in Hüllen für Pokemon oder Magic-Karten (63x88 mm) stecken, z.B. https://www.amazon.de/Ultra-Pro-Standard-Kartenfolien-Kartenh%C3%BCllen/dp/B085DSTKWG.

Seltsamkeiten und Einschränkungen

Es gibt eine Reihe von Einschränkungen und Seltsamkeiten

• Der Abstand zwischen den Spalten in der Seriendruck-Hauptdatei ergibt sich aus der Notwendigkeit, echtes Spaltenlayout verwenden zu müssen. Bei einer einzigen kompakten Tabelle (die einfacher zu schneiden wäre) gibt es u.E. keine definierte Auswertungsreihenfolge der Serienbrief-Felder nach { NEXT }.
• Das Dateiformat .docx hat offenbar einen Bug, bei dem zufällig dynamische Serienbrief-Bilder durch statische ersetzt werden. Daher verwenden wir für das Seriendruck-Hauptdokument das veraltete .doc.
• Die Bilder müssen extern fertig formatiert und auf eine Druckgröße von 2,0 x 4,5 cm gebracht werden. Bei per Datei Verknüpfen eingefügten Bildern ist es z.B. nicht möglich, einen Schatten in Word hinzuzufügen.
• Bei per Datei Verknüpfen eingefügten Bildern funktioniert die PNG-Transparenz nicht. Daher sind alle Bilder JPGs mit weißem Hintergrund.
• Nicht für alle Bilder haben wir Copyright-freie Varianten gefunden. Hier sind wir für Hinweise dankbar.

Urheber und Kontakt

Heinz Kramski, digitales-archiv@dla-marbach.de

Lizenzen

Wir veröffentlichen unsere eigenen Dateien unter CC BY-SA 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/deed.de).

Für die einzelnen Bilder gelten die Rechte und Credits, wie in der Datenquelle genannt.